Working Capital Management: Best Practices

Überblick

Sie haben gerade einen österreichischen Mittelständler übernommen – vielleicht einen Maschinenbauer mit 8 Millionen Euro Jahresumsatz, einen Elektrogroßhändler mit 3.000 Artikeln im Lager oder einen Dienstleister mit 120 ausstehenden Rechnungen. Die Bilanz sieht solide aus, doch bevor Sie zur Bank rennen, sollten Sie wissen: In Ihrem eigenen Haus schlummert oft die günstigste Finanzierung – das Working Capital. Laut WIFO binden österreichische KMUs durchschnittlich 28 % ihres Jahresumsatzes in Lager, Forderungen und kurzfristigen Verbindlichkeiten – bei einem 10-Millionen-Betrieb sind das 2,8 Millionen Euro, die sich bewegen lassen.

Die österreichischen Besonderheiten sind konkret: Ihre Kunden zahlen durchschnittlich nach 38 Tagen – aber Sie könnten auf 25 kommen. Ihr Lager ist auf 90 Tage aufgestockt – aber 45 würden reichen. Sie zahlen Ihre Lieferanten nach 14 Tagen – aber 30 wären verhandelbar. Die Differenz: Hunderttausende, die ohne Kredit, ohne Zins und ohne Bank ins Haus fließen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie sie freisetzen – mit österreichischen Tools, lokalen Bonitätsdaten und konkreten Beispielen aus der Praxis.

Forderungsmanagement: Von 45 auf 25 Tage – der österreichische Weg

Die „Days Sales Outstanding“ (DSO) sind Ihr Liquiditäts-Barometer: Sie zeigen, wie lange es dauert, bis Ihr Umsatz auf dem Konto landet. Der österreichische Durchschnitt: 38 Tage – aber die Besten kommen auf 22. Die Differenz ist kein Pech, sondern System. Ein Grazer Maschinenbauer reduzierte sein DSO von 52 auf 28 Tage – und entlastete so 1,2 Mio. €. Das Rezept: elektronische Rechnung direkt nach Leistung, automatisierte Mahnstufen und ein Vertrieb, der erst bei Zahlungseingang seine Provision bekommt.

Die Bonitätsprüfung ist Ihr Schutzschild – und in Österreich gibt es zwei Werkzeuge: KSV1870 und Creditreform. Ein oberösterreichischer Großhändler lieferte früher auf „Gefühl“ – 4 % seiner Forderungen wurden uneinbringlich. Nach Einführung einer KSV-Schnellprüfung für Neukunden sank die Quote auf 0,8 %. Die Investition: 1.800 € Jahresgebühr – aber die eingesparten Forderungsausfälle: 240.000 €. Die österreichische Regel: Kunden über 10.000 € Jahresumsatz immer prüfen – unter 10.000 € stichprobenartig. Die Kosten für eine Bonitätsauskunft (35 €) sind verschwindend gering gegenüber dem Risiko.

Die Mahnautomatisierung ist Ihr Turbo. Ein Salzburger IT-Dienstleister setzte ein cloud-basiertes Mahn-Tool ein – Rechnung geht automatisch nach 10 Tagen, erste Mahnung nach 25, zweite nach 35, Inkasso nach 45. Die Ergebnisse: DSO sank von 49 auf 29 Tage, Forderungsausfälle von 3,2 % auf 0,9 %. Die Software kostet 150 € monatlich – aber die freigesetzte Liquidität: 650.000 €. Die österreichische Besonderheit: Verzugszinsen können Sie 5 % über der Basiszinssatz (derzeit 4,21 %) verlangen – das ist ein Druckmittel, das funktioniert. Die Lektion: Mahnen ist kein Bürokratie-Act – es ist Cash-Management.

Lageroptimierung: Just-in-Time statt „vielleicht brauchen wir’s mal“

Die „Days Inventory Outstanding“ (DIO) zeigen, wie lange Ihre Ware im Regal steht – und jeden Tag kostet sie Geld. Der österreichische Durchschnitt: 75 Tage – aber die Besten kommen auf 35. Ein steirischer Elektrogroßhändler reduzierte sein DIO von 82 auf 38 Tage – und entlastete so 2,1 Mio. €. Das Rezept: ABC-Analyse, Just-in-Time und radikale Ausmistung von „Leichen“.

Die ABC-Analyse ist Ihr Kompass. A-Güter (80 % Wert, 20 % Menge) werden wöchentlich nachbestellt, B-Güter (15 % Wert) monatlich, C-Güter (5 % Wert) nur noch auf Abruf. Ein Tiroler Zulieferer stellte um: A-Ware kam von wöchentlich auf täglich, B von monatlich auf wöchentlich, C wurde komplett ausgelagert zu einem Logistik-Dienstleister. Die Ergebnisse: Lagerbestand sank von 4,2 Mio. € auf 1,8 Mio. €, Lagerkosten (Zins, Miete, Versicherung) um 180.000 € jährlich. Die Umstellungskosten: 45.000 € – aber die Amortisation erfolgte in vier Monaten.

Die „Leichen“ im Lager sind Ihr Liquiditäts-Killer. Ein niederösterreichischer Installateur fand Ware im Wert von 320.000 €, die länger als 18 Monate unangetastet war – davon 60 % über Einstandspreis abverkaufbar. Die Aktion: 14-tägige „Lager-Disco“ mit 30-50 % Rabatt, Rest an Schrotthändler. Die Ergebnisse: 210.000 € Cash-Zufluss, Lagerfläche reduziert um 30 %, Lagerkosten gespart: 85.000 € jährlich. Die Buchverluste: 110.000 € – aber die Liquidität war es wert. Die österreichische Regel: Ware, die länger als 12 Monate unbewegt ist, muss raus – egal ob Buchverlust oder nicht. Cash ist wichtiger als bilanzielle Schönheit.

Die Just-in-Time-Strategie funktioniert auch mit österreichischen Lieferanten. Ein Grazer Maschinenbauer verhandelte mit seinen Top-20-Lieferanten: Statt 4-wöchiger Lieferzeit jetzt 5-Tage-Standard, bei A-Ware sogar täglicher LKW-Hub. Die Gegenleistung: Er garantiert 12-Monats-Abrufmengen und bezahlt pünktlich nach 30 Tagen. Die Ergebnisse: Lagerbestand sank von 6,5 Mio. € auf 2,4 Mio. €, DIO von 92 auf 34 Tage. Die Verhandlungszeit: 3 Monate – aber die freigesetzte Liquidität: 4,1 Mio. €. Die Lektion: Ihre Lieferanten sind Partner – nicht Feinde. Wenn Sie Planungssicherheit geben, geben sie Ihnen Geschwindigkeit.

Verbindlichkeiten-Management: Spät zahlen – aber pünktig

Die „Days Payables Outstanding“ (DPO) zeigen, wie lange Sie Ihre Lieferanten warten lassen – und das ist kostenloser Kredit. Der österreichische Durchschnitt: 28 Tage – aber Großkonzerne kommen auf 60-90. Ein oberösterreichischer Großhändler verlängerte sein DPO von 21 auf 35 Tage – und gewann so 850.000 € an Liquidität. Das Rezept: verhandeln, automatisieren und Skonto nur nutzen, wenn es sich wirklich rechnet.

Die Verhandlung der Zahlungsziele ist Verhandlungssache – aber sie muss professionell sein. Ein Wiener Dienstleister ging zu seinen Top-10-Lieferanten: „Wir wollen von 14 auf 30 Tage gehen – dafür garantieren wir pünktliche Zahlung und 12-Monats-Mengen.“ Die Ergebnisse: 8 von 10 sagten ja, einer bot 45 Tage gegen 2 % Rabatt, nur einer lehnte ab. Die Liquidität: plus 420.000 € – dauerhaft. Die österreichische Regel: Kommen Sie nicht als „Zahler auf Zeit“ – sondern als „verlässlicher Partner mit besserer Planungssicherheit“. Die Kosten für ein schlechtes Image durch spätes Zahlen sind höher als 2 % Skonto.

Die Skonto-Entscheidung ist Mathematik – nicht Gefühl. Ein Grazer Händler bekam 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tage – aber er verhandelte auf 35 Tage Ziel herauf. Die Rechnung: 2 % für 25 Tage entspricht 29 % Jahreszins – aber seine Bankkreditlinie kostet 4,5 %. Die Entscheidung: Er nimmt das Skonto nur bei C-Ware (teures Lager) und zahlt A/B-Ware nach 35 Tagen. Die Ersparnis: 180.000 € jährlich – weil er den günstigeren Kredit nutzt. Die Lektion: Skonto ist teuer – wenn Sie bessere Alternativen haben.

Die Automatisierung verhindert „Vergessen-zu-zahlen“. Ein Salzburger IT-Unternehmen setzte ein Tool ein: Rechnungen kommen digital, Zahlungsläufe werden automatisch terminiert, Skonto-Entscheidungen werden algorithmisch getroffen. Die Ergebnisse: Keine verspäteten Zahlungen mehr, DPO stabil bei 32 Tagen, Lieferanten-Rating verbessert sich. Die Software kostet 200 € monatlich – aber die eingesparten Skontoverluste und besseren Einkaufskonditionen: 95.000 € jährlich. Die österreichische Besonderheit: Verzug kann 4 % über Basiszinssatz kosten – aber pünktliches Zahlen nach vereinbartem Ziel ist kostenlos und gut fürs Image.

KPI-Steuerung: Was Sie messen, bewegen sich

Working Capital Management funktioniert nur mit Zahlen – und die müssen Sie sichtbar machen. Ein Tiroler Maschinenbauer führte monatliche KPI-Reports ein: DSO, DIO, DPO, Cash-Conversion-Cycle, Lagerumschlag, Forderungsausfälle. Die Ergebnisse: Nach 12 Monaten DSO -18 Tage, DIO -27 Tage, DPO +9 Tage – freigesetzte Liquidität: 3,2 Mio. €. Die Investition: 0,5 AK-Stelle für Controlling – aber die Amortisation: 6 Monate. Die Lektion: Was Sie nicht messen, können Sie nicht steuern.

Die Benchmarks sind österreichisch-realistisch: DSO 25-35 Tage (je nach Branche), DIO 30-50 Tage, DPO 30-40 Tage, Cash-Conversion-Cycle unter 60 Tage. Ein Vorarlberger Zulieferer startete bei DSO 52/DIO 71/DPO 19 = 104 Tage Cycle. Nach 18 Monaten: 31/38/33 = 36 Tage. Die freigesetzte Liquidität: 4,8 Mio. € – bei 12 Mio. € Umsatz. Die Maßnahmen: nicht teuer – aber konsequent. Die Lektion: Sie müssen nicht besser sein als Google – nur besser als Ihre österreichischen Wettbewerber.

Die Kommunikation ist entscheidend: Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Partnern. Ein Grafer Großhändler führte „Cash-Wochen“ ein: Jeder Mitarbeiter durfte Ideen einbringen, Lager-Leichen melden, Mahn-Ideen vorschlagen – mit Prämie für Umsetzung. Die Ergebnisse: 120 Ideen, 45 umgesetzt, freigesetzte Liquidität: 1,8 Mio. €. Die Prämien: 45.000 € – aber die Mitarbeiterbindung und der Cash-Zufluss: unbezahlbar. Die österreichische Lösung: Working Capital ist kein Controlling-Thema – es ist Unternehmenskultur.

Konkrete nächste Schritte

Führen Sie monatliche KPIs für DSO, DIO, DPO und Cash-Conversion-Cycle ein – und kommunizieren Sie sie im Team. Prüfen Sie neue Kunden über KSV1870/Creditreform – und zahlen Sie Vertriebsprovision erst bei Zahlungseingang. Verhandeln Sie mit Lieferanten: von 14 auf 30 Tage Ziel – gegen pünktliche Zahlung und Planungssicherheit. Starten Sie eine ABC-Analyse: A-Ware just-in-time, B-Ware wöchentlich, C-Ware raus oder extern gelagert. Und automatisieren Sie Mahnungen – Konsequenz ohne Zeitverlust. Die Investition (15.000-25.000 € für Software, Schulung, Beratung) amortisiert sich in 6-9 Monaten durch freigesetzte Liquidität. Für die Umsetzung stehen Ihnen erfahrene Controlling- und Logistik-Experten im adoptabizz Expertenverzeichnis zur Verfügung.